Часть 5: “Принцип: не держите задачи в голове”.
#система_целеполагания_и_тайм_менеджмента_антона_поповича
Снова понедельник и предыдущая часть оказалась более востребованной, чем та, что была до неё, так что продолжаем. Был совет писать покороче — воспользуюсь им.
Напомню только, что все посты серии ищутся по приведённому выше тегу. А информация о том, что это вообще за тема, собрана в заглавном посте: https://vk.com/batony4?w=wall30518_5128
---
Ресурс человеческой памяти ограничен. Когда мы стараемся что-то не забыть, нам труднее сконцентрироваться на выполнении текущей задачи. Поэтому важно в любой жизненной ситуации иметь место, куда можно скинуть любые пришедшие в голову идеи и возникающие по ходу дела задачи.
Конечно, я стараюсь помещать дела сразу в Асану, но не всегда это возможно. Поэтому я продумал механизм “корзин”, как в GTD. У меня есть чёткий список “корзин” — мест, куда я могу быстро записать мысль или задачу. Также, там могут скапливаться задачи от других людей.
И есть правило регулярно обходить список этих корзин и проверять, нет ли там чего-то, что требуется разобрать (перенести в список дел, в конспекты, либо куда-то ещё “в правильное место”). Правило реализуется благодаря регулярной задаче "Разобрать корзины" в Асане, которая раз в 7 дней автоматически появляется в моём списке задач на день. Таким образом, я могу быть уверен в том, что не забуду записанную в “корзину” задачу и максимум через неделю после добавления перенесу её в основной список. Это позволяет выкинуть её из головы и сосредоточиться на том, чем я занимаюсь.
Вот какие “корзины” я использую:
✅ 1. В Асане _над_ списком текущих задач. Сюда очень удобно добавлять с компа и с телефона, если доступны руки. Если этот вариант возможен и удобен, я всегда выбираю именно его. Преимущество в том, что это единственная “экспресс-корзина": я уверен, что увижу задачу даже не через неделю, а буквально когда в следующий раз загляну в Асану, а это я делаю десятки раз в день.
✅ 2. Заметка стилусом на заблокированном телефоне (как на приложенной фотке). Удобно, если я с кем-то разговариваю, либо нахожусь на совещании, и мне неловко разблокировать телефон, запускать на нём Асану, нажимать кнопку создания новой задачи, долго что-то вписывать и при этом ещё проверять, не исправил ли телефон автоматически слова так, что я потом не вспомню, что имел в виду. Заметка стилусом делается проще: я достаю стилус (телефон при этом автоматически переходит в режим создания заметки) и пишу на экране просто как ручной на бумаге. Затем убираю стилус — заметка сохраняется автоматически. Это занимает минимальное время. Во время написания заметки, на телефон можно даже не смотреть.
✅ 3. Диктофонная запись. Очень удобно, когда руки заняты (например, за рулём), либо когда текст идеи/задачи объёмный и неудобно набирать его на телефоне. Я нажимаю одну кнопку, наговариваю голосом, а затем личная помощница в течение дня транскрибирует запись и перепечатывает её в мою Асану. Если кому интересно, расскажу, как это устроено. Я добавил в Google Drive папку, в которую мой телефонный диктофон сохраняет файлы. Затем расшарил эту папку с помощницей. Когда она видит новые файлы — она их прослушивает, переписывает содержимое текстом в Асану и назначает задачу на меня (у нас общий проект, который настроен так, что она видит только задачи, созданные ей самой). Эти задачи появляются у меня в Асане в начале списка, как в пункте 1.
✅ 4. Диктофон на часах. То же самое, только не нужно телефон доставать из кармана, если он там.
✅ 5. Текстовый редактор. Удобно, когда нужно конспектировать во время совещания, ноутбук под рукой, текста много, и конспект перемежается с задачами. Структурировать на ходу некогда — сейчас бы просто всё как-нибудь записать, а потом уже будет время разобрать. Потом все такие конспекты я просматриваю и задачи из них переношу в Асану.
✅ 6. Если мой телефон сел, а других устройств у меня с собой нет, я могу попросить другого человека отправить мне сообщение, которое напомнит мне о задаче. Таким образом, шестая корзина — это почта и соцсети.
✅ 7. И наконец, когда недоступны вообще никакие устройства (например, когда я моюсь в душе, занимаюсь спортом, либо засыпаю), я запоминаю идеи при помощи мнемотехники. Кто не знает про мнемотехнику — очень советую почитать, штука очень полезная для жизни. Вкратце: с каждой мыслью я ассоциирую некий визуальный образ, а эти образы связываю в цепочку. Затем, при вспоминании первого образа, в памяти легко восстанавливается вся цепочка. Это позволяет выкинуть из головы всё, кроме самого первого образа в цепочке, а затем по нему легко восстановить её всю. Так что, если во время приёма душа мне пришло в голову 10 идей (так обычно и происходит), я могу не держать их в голове, спокойно думать дальше, и при этом я уверен, что выйдя из душа, легко все их восстановлю и запишу — надо только не забыть первый "опорный" образ. Чтобы и его не забыть — я привязываю его к образу ручки двери в ванную комнату.
Так как корзины разбираются раз в неделю, если я знаю, что среди записей есть требующие обработки прямо сегодня, то я либо занесу их сразу в Асану, либо помещу их в любую корзину, а в Асану напишу задачу “разобрать сегодня такую-то корзину”.
---
На этом на сегодня всё. Ставьте, пожалуйста, лайки, если вам интересно увидеть продолжение этой серии. И задавайте вопросы, если таковые имеются.
#система_целеполагания_и_тайм_менеджмента_антона_поповича
Снова понедельник и предыдущая часть оказалась более востребованной, чем та, что была до неё, так что продолжаем. Был совет писать покороче — воспользуюсь им.
Напомню только, что все посты серии ищутся по приведённому выше тегу. А информация о том, что это вообще за тема, собрана в заглавном посте: https://vk.com/batony4?w=wall30518_5128
---
Ресурс человеческой памяти ограничен. Когда мы стараемся что-то не забыть, нам труднее сконцентрироваться на выполнении текущей задачи. Поэтому важно в любой жизненной ситуации иметь место, куда можно скинуть любые пришедшие в голову идеи и возникающие по ходу дела задачи.
Конечно, я стараюсь помещать дела сразу в Асану, но не всегда это возможно. Поэтому я продумал механизм “корзин”, как в GTD. У меня есть чёткий список “корзин” — мест, куда я могу быстро записать мысль или задачу. Также, там могут скапливаться задачи от других людей.
И есть правило регулярно обходить список этих корзин и проверять, нет ли там чего-то, что требуется разобрать (перенести в список дел, в конспекты, либо куда-то ещё “в правильное место”). Правило реализуется благодаря регулярной задаче "Разобрать корзины" в Асане, которая раз в 7 дней автоматически появляется в моём списке задач на день. Таким образом, я могу быть уверен в том, что не забуду записанную в “корзину” задачу и максимум через неделю после добавления перенесу её в основной список. Это позволяет выкинуть её из головы и сосредоточиться на том, чем я занимаюсь.
Вот какие “корзины” я использую:
✅ 1. В Асане _над_ списком текущих задач. Сюда очень удобно добавлять с компа и с телефона, если доступны руки. Если этот вариант возможен и удобен, я всегда выбираю именно его. Преимущество в том, что это единственная “экспресс-корзина": я уверен, что увижу задачу даже не через неделю, а буквально когда в следующий раз загляну в Асану, а это я делаю десятки раз в день.
✅ 2. Заметка стилусом на заблокированном телефоне (как на приложенной фотке). Удобно, если я с кем-то разговариваю, либо нахожусь на совещании, и мне неловко разблокировать телефон, запускать на нём Асану, нажимать кнопку создания новой задачи, долго что-то вписывать и при этом ещё проверять, не исправил ли телефон автоматически слова так, что я потом не вспомню, что имел в виду. Заметка стилусом делается проще: я достаю стилус (телефон при этом автоматически переходит в режим создания заметки) и пишу на экране просто как ручной на бумаге. Затем убираю стилус — заметка сохраняется автоматически. Это занимает минимальное время. Во время написания заметки, на телефон можно даже не смотреть.
✅ 3. Диктофонная запись. Очень удобно, когда руки заняты (например, за рулём), либо когда текст идеи/задачи объёмный и неудобно набирать его на телефоне. Я нажимаю одну кнопку, наговариваю голосом, а затем личная помощница в течение дня транскрибирует запись и перепечатывает её в мою Асану. Если кому интересно, расскажу, как это устроено. Я добавил в Google Drive папку, в которую мой телефонный диктофон сохраняет файлы. Затем расшарил эту папку с помощницей. Когда она видит новые файлы — она их прослушивает, переписывает содержимое текстом в Асану и назначает задачу на меня (у нас общий проект, который настроен так, что она видит только задачи, созданные ей самой). Эти задачи появляются у меня в Асане в начале списка, как в пункте 1.
✅ 4. Диктофон на часах. То же самое, только не нужно телефон доставать из кармана, если он там.
✅ 5. Текстовый редактор. Удобно, когда нужно конспектировать во время совещания, ноутбук под рукой, текста много, и конспект перемежается с задачами. Структурировать на ходу некогда — сейчас бы просто всё как-нибудь записать, а потом уже будет время разобрать. Потом все такие конспекты я просматриваю и задачи из них переношу в Асану.
✅ 6. Если мой телефон сел, а других устройств у меня с собой нет, я могу попросить другого человека отправить мне сообщение, которое напомнит мне о задаче. Таким образом, шестая корзина — это почта и соцсети.
✅ 7. И наконец, когда недоступны вообще никакие устройства (например, когда я моюсь в душе, занимаюсь спортом, либо засыпаю), я запоминаю идеи при помощи мнемотехники. Кто не знает про мнемотехнику — очень советую почитать, штука очень полезная для жизни. Вкратце: с каждой мыслью я ассоциирую некий визуальный образ, а эти образы связываю в цепочку. Затем, при вспоминании первого образа, в памяти легко восстанавливается вся цепочка. Это позволяет выкинуть из головы всё, кроме самого первого образа в цепочке, а затем по нему легко восстановить её всю. Так что, если во время приёма душа мне пришло в голову 10 идей (так обычно и происходит), я могу не держать их в голове, спокойно думать дальше, и при этом я уверен, что выйдя из душа, легко все их восстановлю и запишу — надо только не забыть первый "опорный" образ. Чтобы и его не забыть — я привязываю его к образу ручки двери в ванную комнату.
Так как корзины разбираются раз в неделю, если я знаю, что среди записей есть требующие обработки прямо сегодня, то я либо занесу их сразу в Асану, либо помещу их в любую корзину, а в Асану напишу задачу “разобрать сегодня такую-то корзину”.
---
На этом на сегодня всё. Ставьте, пожалуйста, лайки, если вам интересно увидеть продолжение этой серии. И задавайте вопросы, если таковые имеются.
Part 5: “Principle: Do not keep the task in mind.”
#alignment system_and_time_management_anton_popovich
Again, Monday and the previous part turned out to be more in demand than the one before it, so we continue. There was advice to write shorter - I will use it.
Let me just remind you that all posts in the series are searched for by the tag above. And the information about what this topic is generally collected in the title post: https://vk.com/batony4?w=wall30518_5128
---
The resource of human memory is limited. When we try not to forget something, it is more difficult for us to concentrate on the current task. Therefore, it is important in any life situation to have a place where you can throw off any ideas that come to mind and problems that arise along the way.
Of course, I try to put things right in Asana, but this is not always possible. Therefore, I thought out the mechanism of "baskets", as in GTD. I have a clear list of “baskets” - places where I can quickly write down a thought or task. Also, tasks from other people can accumulate there.
And there is a rule to regularly go around the list of these baskets and check if there is something that needs to be sorted out (move to the to-do list, to the notes, or somewhere else “to the right place”). The rule is implemented thanks to the regular task "Dismantle the baskets" in Asan, which every 7 days automatically appears in my list of tasks for the day. Thus, I can be sure that I will not forget the task recorded in the “basket” and transfer it to the main list a maximum of a week after adding it. This allows you to throw her out of my head and focus on what I do.
Here are the baskets I use:
✅ 1. In Asana, a list of current tasks. It is very convenient to add here from the computer and from the phone, if hands are available. If this option is possible and convenient, I always choose it. The advantage is that this is the only “express basket": I’m sure that I will not see the task even in a week, but literally the next time I look in Asana, and I do this dozens of times a day.
✅ 2. Note with a stylus on a locked phone (as in the attached photo). It’s convenient if I’m talking with someone or at a meeting, and it’s embarrassing for me to unlock the phone, launch Asana on it, press the button for creating a new task, enter something for a long time and still check if the phone automatically corrected the words like that that I then will not remember what I had in mind. Note with a stylus is made easier: I take out a stylus (the phone automatically switches to note creation mode) and write on the screen just like a manual on paper. Then I remove the stylus - the note is saved automatically. It takes a minimal amount of time. While writing notes, you can not even look at the phone.
✅ 3. Voice recorder recording. It is very convenient when your hands are busy (for example, driving), or when the text of the idea / task is voluminous and it is inconvenient to type it on the phone. I press one button, speak my voice, and then the personal assistant transcribes the recording during the day and retypes it into my Asana. If anyone is interested, I’ll tell you how it works. I added a folder to Google Drive where my phone recorder saves files. Then he shared this folder with the assistant. When she sees new files, she listens to them, rewrites the contents with text to Asana and assigns the task to me (we have a common project that is set up so that she sees only the tasks created by herself). These tasks appear in my Asan at the top of the list, as in paragraph 1.
✅ 4. Voice recorder on the watch. The same thing, just do not need to get the phone out of your pocket if it is there.
✅ 5. Text editor. It is convenient when you need to take notes during the meeting, the laptop is at hand, there is a lot of text, and the synopsis is interspersed with tasks. There is no time to structure on the go - now it would be easy to somehow record everything, and then there will already be time to make out. Then I look through all such notes and transfer tasks from them to Asana.
✅ 6. If my phone is down and I don’t have other devices with me, I can ask another person to send me a message that reminds me of the task. Thus, the sixth basket is mail and social networks.
✅ 7. And finally, when no devices are available at all (for example, when I wash in the shower, play sports, or fall asleep), I memorize ideas using mnemonics. Who does not know about mnemonics - I strongly advise you to read, a thing very useful for life. In short: with each thought I associate a certain visual image, and I connect these images in a chain. Then, when recalling the first image, the whole chain is easily restored in memory. This allows you to throw everything out of your head, except for the very first image in the chain, and then it is easy to restore it all from it. So, if during the shower, I had 10 ideas (it usually happens), I can’t keep them in my head, calmly think further, and I’m sure that when I leave the shower, I’ll easily restore them and write them down - just don’t forget the first “supporting” image. In order not to forget him, I tie him to the image of the handle of the door to the bathroom.
Since the baskets are taken apart
#alignment system_and_time_management_anton_popovich
Again, Monday and the previous part turned out to be more in demand than the one before it, so we continue. There was advice to write shorter - I will use it.
Let me just remind you that all posts in the series are searched for by the tag above. And the information about what this topic is generally collected in the title post: https://vk.com/batony4?w=wall30518_5128
---
The resource of human memory is limited. When we try not to forget something, it is more difficult for us to concentrate on the current task. Therefore, it is important in any life situation to have a place where you can throw off any ideas that come to mind and problems that arise along the way.
Of course, I try to put things right in Asana, but this is not always possible. Therefore, I thought out the mechanism of "baskets", as in GTD. I have a clear list of “baskets” - places where I can quickly write down a thought or task. Also, tasks from other people can accumulate there.
And there is a rule to regularly go around the list of these baskets and check if there is something that needs to be sorted out (move to the to-do list, to the notes, or somewhere else “to the right place”). The rule is implemented thanks to the regular task "Dismantle the baskets" in Asan, which every 7 days automatically appears in my list of tasks for the day. Thus, I can be sure that I will not forget the task recorded in the “basket” and transfer it to the main list a maximum of a week after adding it. This allows you to throw her out of my head and focus on what I do.
Here are the baskets I use:
✅ 1. In Asana, a list of current tasks. It is very convenient to add here from the computer and from the phone, if hands are available. If this option is possible and convenient, I always choose it. The advantage is that this is the only “express basket": I’m sure that I will not see the task even in a week, but literally the next time I look in Asana, and I do this dozens of times a day.
✅ 2. Note with a stylus on a locked phone (as in the attached photo). It’s convenient if I’m talking with someone or at a meeting, and it’s embarrassing for me to unlock the phone, launch Asana on it, press the button for creating a new task, enter something for a long time and still check if the phone automatically corrected the words like that that I then will not remember what I had in mind. Note with a stylus is made easier: I take out a stylus (the phone automatically switches to note creation mode) and write on the screen just like a manual on paper. Then I remove the stylus - the note is saved automatically. It takes a minimal amount of time. While writing notes, you can not even look at the phone.
✅ 3. Voice recorder recording. It is very convenient when your hands are busy (for example, driving), or when the text of the idea / task is voluminous and it is inconvenient to type it on the phone. I press one button, speak my voice, and then the personal assistant transcribes the recording during the day and retypes it into my Asana. If anyone is interested, I’ll tell you how it works. I added a folder to Google Drive where my phone recorder saves files. Then he shared this folder with the assistant. When she sees new files, she listens to them, rewrites the contents with text to Asana and assigns the task to me (we have a common project that is set up so that she sees only the tasks created by herself). These tasks appear in my Asan at the top of the list, as in paragraph 1.
✅ 4. Voice recorder on the watch. The same thing, just do not need to get the phone out of your pocket if it is there.
✅ 5. Text editor. It is convenient when you need to take notes during the meeting, the laptop is at hand, there is a lot of text, and the synopsis is interspersed with tasks. There is no time to structure on the go - now it would be easy to somehow record everything, and then there will already be time to make out. Then I look through all such notes and transfer tasks from them to Asana.
✅ 6. If my phone is down and I don’t have other devices with me, I can ask another person to send me a message that reminds me of the task. Thus, the sixth basket is mail and social networks.
✅ 7. And finally, when no devices are available at all (for example, when I wash in the shower, play sports, or fall asleep), I memorize ideas using mnemonics. Who does not know about mnemonics - I strongly advise you to read, a thing very useful for life. In short: with each thought I associate a certain visual image, and I connect these images in a chain. Then, when recalling the first image, the whole chain is easily restored in memory. This allows you to throw everything out of your head, except for the very first image in the chain, and then it is easy to restore it all from it. So, if during the shower, I had 10 ideas (it usually happens), I can’t keep them in my head, calmly think further, and I’m sure that when I leave the shower, I’ll easily restore them and write them down - just don’t forget the first “supporting” image. In order not to forget him, I tie him to the image of the handle of the door to the bathroom.
Since the baskets are taken apart
У записи 39 лайков,
1 репостов,
1245 просмотров.
1 репостов,
1245 просмотров.
Эту запись оставил(а) на своей стене Антон Попович
![Стас Однолетков -=[strast]=-](https://sun9-39.userapi.com/s/v1/ig2/J28jPY6YbIhuG19pmQRHt0zthGMzZflDPEE_dzKvjZy1PIhYKT4icktB_72axK3iWnO6KfLnBaKYEGOXPlsxj6j6.jpg?size=200x200&quality=95&crop=233,82,817,817&ava=1 "Стас Однолетков -=[strast]=-")
