Часть 8: “Принцип: сначала делайте то, что необходимо делать сначала”.
#система_целеполагания_и_тайм_менеджмента_антона_поповича
Сегодня понедельник и мы подошли к кульминации — думаю, этот и следующий посты являются ключевыми постами этой серии! Напомню, что все посты серии ищутся по приведённому выше тегу. А информация о том, что это вообще за тема, собрана в заглавном посте: https://vk.com/batony4?w=wall30518_5128
---
Принцип этой части я тоже позаимствовал из книги Стивена Кови “7 навыков высокоэффективных людей”. Я ведь уже писал, что это важнейшая книга в моей жизни?
Каждое утро я формирую список дел на день. Он собирается из трёх источников:
???? дела, оставшиеся со вчера;
???? дела, которые заранее были мной записаны на сегодняшнюю дату (через поле Due Date) и поэтому Асана сегодня автоматически поместила их в список “Today”;
???? дела, вручную выбранные мной на сегодня из “Upcoming”.
Обычно дел на день получается много и очевидно то, что я не успею сделать их все. Значит, нужно выстроить их в таком порядке, который позволит успеть самое главное.
Для этого я использую технику разбиения задач на секции. Это позволяет мне видеть все дела дня не единой простынёй, а чётко разбитыми на группы по срочности, важности, и времени действия. Благодаря такой наглядности, я могу легко выделить самое главное и сделать это сначала.
Реализую я это при помощи того, что Асана позволяет создавать “задачи-секции” — они отображаются в общем списке задач, но по сути являются лишь заголовком, разбивающим общий список визуально (на приложенном к посту скрине задачи-секции — это то, что написано жирным).
В начале каждого дня я:
❗ 1. Создаю секции на сегодняшний день. Секции отсортированы так, чтобы выше были те, задачи из которых надо сделать сначала.
❗ 2. Переношу каждую задачу в наиболее подходящую для неё секцию.
❗ 3. Затем просто закрываю дела сверху вниз, секция за секцией.
У меня есть стандартный набор секций “на типичный день”, однако я часто от него отхожу и это нормально.
Вы можете определить свой собственный типовой список секций, наиболее подходящий вашей структуре дня, но чтобы было от чего отталкиваться, я немного расскажу про свой. Прежде всего, я разбиваю свой типичный день на крупные блоки типа “утром” (до работы), “днём” (на работе) и “вечером” (после работы). До работы я стараюсь делать только необходимое, на вечер оставлять самое приятное, а днём происходит основная продуктивная деятельность.
Итак, мой типовой набор секций выглядит так:
???? “утром дома” — дела, которые я делаю перед началом работы. В основном, это утренние рутины.
???? “утром вне дома” — дела, которые я планирую сделать, уже собравшись из дома на работу. Например, погулять с собакой или зайти куда-то по пути на работу.
???? “днём, быстро” — первая секция блока “днём”. По приходу на работу, я предпочитаю быстро расправиться со всеми делами, которые занимают до 5 минут. Такие дела лучше просто сделать пачкой, чем приоритизировать и оценивать важность каждого.
???? “днём, СЕГОДНЯ” — если есть дела, которые необходимо сделать именно сегодня, стоит прежде всего переделать их. Это неприятный список и я стараюсь делать всё, чтобы он оказывался пустым уже в начале дня — тогда моя деятельность будет более проактивной.
???? "днём, срочно" — дальше я концентрируюсь на делах, срок выполнения которых вот-вот подойдёт. Сделав их сегодня, я избегу появления их в списке “СЕГОДНЯ” завтра. Эту секцию я тоже стараюсь минимизировать.
???? “днём, ВАЖНО” — самая важная секция. Здесь располагаются несрочные проактивные дела, выполнение которых приближает меня к достижению моих целей.
???? “днём, рутина” — в соответствии с принципом “важное делать сначала”, рутину я ставлю ниже, чтобы каждый день успевать сделать что-то проактивное, а рутину можно и отложить. Например, на скрине видно, что сегодняшние задачи из "рутины" уже просрочены на несколько дней и это не страшно. Если же рутина срочная — она попадёт в секцию “срочное”.
???? “днём, не так важно” — оставшиеся дела, которые не попали в списки выше, а значит, которые стоит делать в последнюю очередь.
???? “вечером вне дома” — дела, которые нужно сделать по пути с работы домой, а также развлечения, запланированные после работы.
???? “вечером дома” — вечерние домашние дела.
Утренний блок я как правило выполняю целиком и только после этого иду на работу.
Из дневного блока делаю столько, сколько успею и, уходя с работы, я прыгаю к вечерним делам.
Вечерние дела я тоже обычно делаю целиком. Иногда бывает, что на вечер остаётся слишком много дел — как только я чувствую, что всё могу не успеть, я разбиваю вечернюю секцию на несколько: например, “обязательно сегодня”, “желательно сегодня” и “можно отложить”. В общем, всё по ситуации.
Очевидно, что секции будут другими в выходные и праздничные дни, в командировках, в дни перелётов и так далее.
⚠ ТЕХНИЧЕСКИЕ СЕКЦИИ ⚠
Первой в списке идёт секция “выбранное”. Её я использую, если по ходу дня понадобится сделать какую-то задачу вне очереди.
Например, это могут быть те самые мелкие дела по форс-мажорам со стикеров, про которые я рассказывал в предыдущей части.
Либо, если мне на улице придёт в голову какая-то идея, я с телефона кратко набросаю её тезис именно в эту секцию, чтобы придя домой сразу её увидеть, сформулировать нормально и перенести в наиболее подходящее место.
Самой последней секцией дня идёт секция-прочерк. Поскольку Асана автоматически добавляет в конец дневного списка задачи, у которых срок выполнения выставлен на сегодня, мне нужно отделять такие задачи от тех, которые я определил в последнюю секцию, поэтому после неё я расположил такой маркер окончания последней секции, который я никогда не удаляю. Всё, что ниже него — по секциям не разобрано.
⚠ СПОНТАННОСТЬ ⚠
И пара слов про “спонтанность как источник радости” — вопрос, который [id1285205|Володя Воднев] озвучил в комментах к одной из предыдущих частей. Необходимо понимать, что как только я завершаю все дела группы “СЕГОДНЯ”, я закрываю обязательства сегодняшнего дня и обретаю определённую свободу — остаток дня я без последствий могу делать не то, что идёт дальше по списку, а то, к чему сегодня особенно душа лежит. Или вовсе сесть в электричку и уехать в закат. И иногда я эту возможность использую. А выделение задач, обязательных к выполнению именно сегодня, помогает приблизить момент дня, после которого наступает эта свобода.
---
Как всегда, если понравилось — ставьте сердечки, мне это очень приятно, ну и подтверждает то, что я не зря всё это рассказываю. Следующая часть будет наверное самой ключевой!
#система_целеполагания_и_тайм_менеджмента_антона_поповича
Сегодня понедельник и мы подошли к кульминации — думаю, этот и следующий посты являются ключевыми постами этой серии! Напомню, что все посты серии ищутся по приведённому выше тегу. А информация о том, что это вообще за тема, собрана в заглавном посте: https://vk.com/batony4?w=wall30518_5128
---
Принцип этой части я тоже позаимствовал из книги Стивена Кови “7 навыков высокоэффективных людей”. Я ведь уже писал, что это важнейшая книга в моей жизни?
Каждое утро я формирую список дел на день. Он собирается из трёх источников:
???? дела, оставшиеся со вчера;
???? дела, которые заранее были мной записаны на сегодняшнюю дату (через поле Due Date) и поэтому Асана сегодня автоматически поместила их в список “Today”;
???? дела, вручную выбранные мной на сегодня из “Upcoming”.
Обычно дел на день получается много и очевидно то, что я не успею сделать их все. Значит, нужно выстроить их в таком порядке, который позволит успеть самое главное.
Для этого я использую технику разбиения задач на секции. Это позволяет мне видеть все дела дня не единой простынёй, а чётко разбитыми на группы по срочности, важности, и времени действия. Благодаря такой наглядности, я могу легко выделить самое главное и сделать это сначала.
Реализую я это при помощи того, что Асана позволяет создавать “задачи-секции” — они отображаются в общем списке задач, но по сути являются лишь заголовком, разбивающим общий список визуально (на приложенном к посту скрине задачи-секции — это то, что написано жирным).
В начале каждого дня я:
❗ 1. Создаю секции на сегодняшний день. Секции отсортированы так, чтобы выше были те, задачи из которых надо сделать сначала.
❗ 2. Переношу каждую задачу в наиболее подходящую для неё секцию.
❗ 3. Затем просто закрываю дела сверху вниз, секция за секцией.
У меня есть стандартный набор секций “на типичный день”, однако я часто от него отхожу и это нормально.
Вы можете определить свой собственный типовой список секций, наиболее подходящий вашей структуре дня, но чтобы было от чего отталкиваться, я немного расскажу про свой. Прежде всего, я разбиваю свой типичный день на крупные блоки типа “утром” (до работы), “днём” (на работе) и “вечером” (после работы). До работы я стараюсь делать только необходимое, на вечер оставлять самое приятное, а днём происходит основная продуктивная деятельность.
Итак, мой типовой набор секций выглядит так:
???? “утром дома” — дела, которые я делаю перед началом работы. В основном, это утренние рутины.
???? “утром вне дома” — дела, которые я планирую сделать, уже собравшись из дома на работу. Например, погулять с собакой или зайти куда-то по пути на работу.
???? “днём, быстро” — первая секция блока “днём”. По приходу на работу, я предпочитаю быстро расправиться со всеми делами, которые занимают до 5 минут. Такие дела лучше просто сделать пачкой, чем приоритизировать и оценивать важность каждого.
???? “днём, СЕГОДНЯ” — если есть дела, которые необходимо сделать именно сегодня, стоит прежде всего переделать их. Это неприятный список и я стараюсь делать всё, чтобы он оказывался пустым уже в начале дня — тогда моя деятельность будет более проактивной.
???? "днём, срочно" — дальше я концентрируюсь на делах, срок выполнения которых вот-вот подойдёт. Сделав их сегодня, я избегу появления их в списке “СЕГОДНЯ” завтра. Эту секцию я тоже стараюсь минимизировать.
???? “днём, ВАЖНО” — самая важная секция. Здесь располагаются несрочные проактивные дела, выполнение которых приближает меня к достижению моих целей.
???? “днём, рутина” — в соответствии с принципом “важное делать сначала”, рутину я ставлю ниже, чтобы каждый день успевать сделать что-то проактивное, а рутину можно и отложить. Например, на скрине видно, что сегодняшние задачи из "рутины" уже просрочены на несколько дней и это не страшно. Если же рутина срочная — она попадёт в секцию “срочное”.
???? “днём, не так важно” — оставшиеся дела, которые не попали в списки выше, а значит, которые стоит делать в последнюю очередь.
???? “вечером вне дома” — дела, которые нужно сделать по пути с работы домой, а также развлечения, запланированные после работы.
???? “вечером дома” — вечерние домашние дела.
Утренний блок я как правило выполняю целиком и только после этого иду на работу.
Из дневного блока делаю столько, сколько успею и, уходя с работы, я прыгаю к вечерним делам.
Вечерние дела я тоже обычно делаю целиком. Иногда бывает, что на вечер остаётся слишком много дел — как только я чувствую, что всё могу не успеть, я разбиваю вечернюю секцию на несколько: например, “обязательно сегодня”, “желательно сегодня” и “можно отложить”. В общем, всё по ситуации.
Очевидно, что секции будут другими в выходные и праздничные дни, в командировках, в дни перелётов и так далее.
⚠ ТЕХНИЧЕСКИЕ СЕКЦИИ ⚠
Первой в списке идёт секция “выбранное”. Её я использую, если по ходу дня понадобится сделать какую-то задачу вне очереди.
Например, это могут быть те самые мелкие дела по форс-мажорам со стикеров, про которые я рассказывал в предыдущей части.
Либо, если мне на улице придёт в голову какая-то идея, я с телефона кратко набросаю её тезис именно в эту секцию, чтобы придя домой сразу её увидеть, сформулировать нормально и перенести в наиболее подходящее место.
Самой последней секцией дня идёт секция-прочерк. Поскольку Асана автоматически добавляет в конец дневного списка задачи, у которых срок выполнения выставлен на сегодня, мне нужно отделять такие задачи от тех, которые я определил в последнюю секцию, поэтому после неё я расположил такой маркер окончания последней секции, который я никогда не удаляю. Всё, что ниже него — по секциям не разобрано.
⚠ СПОНТАННОСТЬ ⚠
И пара слов про “спонтанность как источник радости” — вопрос, который [id1285205|Володя Воднев] озвучил в комментах к одной из предыдущих частей. Необходимо понимать, что как только я завершаю все дела группы “СЕГОДНЯ”, я закрываю обязательства сегодняшнего дня и обретаю определённую свободу — остаток дня я без последствий могу делать не то, что идёт дальше по списку, а то, к чему сегодня особенно душа лежит. Или вовсе сесть в электричку и уехать в закат. И иногда я эту возможность использую. А выделение задач, обязательных к выполнению именно сегодня, помогает приблизить момент дня, после которого наступает эта свобода.
---
Как всегда, если понравилось — ставьте сердечки, мне это очень приятно, ну и подтверждает то, что я не зря всё это рассказываю. Следующая часть будет наверное самой ключевой!
Part 8: “Principle: First do what needs to be done first.”
#alignment system_and_time_management_anton_popovich
Today is Monday and we have reached a climax - I think this and the next post are the key posts of this series! Let me remind you that all posts in the series are searched for by the tag above. And the information about what this topic is generally collected in the title post: https://vk.com/batony4?w=wall30518_5128
---
The principle of this part, I also borrowed from the book of Stephen Covey, “7 skills of highly effective people.” I already wrote that this is the most important book in my life?
Every morning I create a to-do list for the day. It is collected from three sources:
???? affairs left over from yesterday;
???? the cases that I previously recorded on today's date (through the Due Date field) and therefore Asana today automatically placed them in the “Today” list;
???? Things I manually selected for today from Upcoming.
Usually, there are a lot of cases for the day and it is obvious that I do not have time to do all of them. So, you need to build them in a order that will allow you to catch the most important thing.
For this, I use the technique of dividing tasks into sections. This allows me to see all the affairs of the day, not a single sheet, but clearly divided into groups according to urgency, importance, and time of action. Thanks to such visualization, I can easily single out the most important thing and do it first.
I do this with the help of the fact that Asana allows you to create “tasks-sections” - they are displayed in the general list of tasks, but in fact they are just a heading that breaks down the general list visually (on the screenshot of the task-section attached to the post is what is written bold).
At the beginning of each day, I:
❗ 1. I create sections for today. Sections are sorted so that there are those above, the tasks of which must be done first.
❗ 2. I transfer each task to the section most suitable for it.
❗ 3. Then just close the case from top to bottom, section by section.
I have a standard set of sections “for a typical day”, however I often move away from it and this is normal.
You can define your own typical list of sections that best suits your structure of the day, but in order to start from something, I’ll talk a little about my own. First of all, I break up my typical day into large blocks like “in the morning” (before work), “in the afternoon” (at work) and “in the evening” (after work). Before work, I try to do only the necessary, leave the most pleasant in the evening, and during the day the main productive activity takes place.
So, my typical set of sections looks like this:
???? “At home in the morning” are the things that I do before starting work. Basically, these are morning routines.
???? “In the morning outside the home” are the things that I plan to do, having already gathered from home for work. For example, take a walk with a dog or go somewhere along the way to work.
???? “Day, fast” - the first section of the block “day”. Upon arrival at work, I prefer to quickly deal with all matters that take up to 5 minutes. Such things are better to simply make a bundle than to prioritize and evaluate the importance of each.
???? “By day, TODAY” - if there are things that need to be done today, it is worth first redoing them. This is an unpleasant list and I try to do everything to make it empty at the beginning of the day - then my activity will be more proactive.
???? “in the afternoon, urgently” - then I concentrate on matters whose deadline is about to come. Having done them today, I will avoid appearing on the TODAY list tomorrow. I also try to minimize this section.
???? “By day, IMPORTANT” is the most important section. Here are non-urgent proactive things, the implementation of which brings me closer to the achievement of my goals.
???? “In the afternoon, routine” - in accordance with the principle of “important to do first”, I put the routine below so that I can do something proactive every day, and the routine can be postponed. For example, the screenshot shows that today's tasks from the "routine" are already overdue for several days and this is not scary. If the routine is urgent, it will fall into the “urgent” section.
???? “In the afternoon, not so important” - the remaining cases that did not appear on the lists above, which means which are worth doing last.
???? “In the evening outside the home” - things to do on the way home from work, as well as entertainment planned after work.
???? “Evening at home” - evening household chores.
As a rule, I complete the morning block in its entirety and only after that I go to work.
I do as much as I can from the day block and, leaving work, I jump to evening affairs.
In the evening, I also usually do the whole thing. Sometimes it happens that there are too many things to do in the evening - as soon as I feel that I can’t manage to do everything, I divide the evening section into several sections: for example, “be sure today”, “preferably today” and “can be postponed”. In general, everything is according to the situation.
Obviously, the sections will be different on weekends and holidays, on business trips, on days of flights, and so on.
⚠ TECHNICAL SECTIONS ⚠
The first in the list is the “selected” section. I use it if during the day you need to do some kind of task out of turn.
For example, this is my
#alignment system_and_time_management_anton_popovich
Today is Monday and we have reached a climax - I think this and the next post are the key posts of this series! Let me remind you that all posts in the series are searched for by the tag above. And the information about what this topic is generally collected in the title post: https://vk.com/batony4?w=wall30518_5128
---
The principle of this part, I also borrowed from the book of Stephen Covey, “7 skills of highly effective people.” I already wrote that this is the most important book in my life?
Every morning I create a to-do list for the day. It is collected from three sources:
???? affairs left over from yesterday;
???? the cases that I previously recorded on today's date (through the Due Date field) and therefore Asana today automatically placed them in the “Today” list;
???? Things I manually selected for today from Upcoming.
Usually, there are a lot of cases for the day and it is obvious that I do not have time to do all of them. So, you need to build them in a order that will allow you to catch the most important thing.
For this, I use the technique of dividing tasks into sections. This allows me to see all the affairs of the day, not a single sheet, but clearly divided into groups according to urgency, importance, and time of action. Thanks to such visualization, I can easily single out the most important thing and do it first.
I do this with the help of the fact that Asana allows you to create “tasks-sections” - they are displayed in the general list of tasks, but in fact they are just a heading that breaks down the general list visually (on the screenshot of the task-section attached to the post is what is written bold).
At the beginning of each day, I:
❗ 1. I create sections for today. Sections are sorted so that there are those above, the tasks of which must be done first.
❗ 2. I transfer each task to the section most suitable for it.
❗ 3. Then just close the case from top to bottom, section by section.
I have a standard set of sections “for a typical day”, however I often move away from it and this is normal.
You can define your own typical list of sections that best suits your structure of the day, but in order to start from something, I’ll talk a little about my own. First of all, I break up my typical day into large blocks like “in the morning” (before work), “in the afternoon” (at work) and “in the evening” (after work). Before work, I try to do only the necessary, leave the most pleasant in the evening, and during the day the main productive activity takes place.
So, my typical set of sections looks like this:
???? “At home in the morning” are the things that I do before starting work. Basically, these are morning routines.
???? “In the morning outside the home” are the things that I plan to do, having already gathered from home for work. For example, take a walk with a dog or go somewhere along the way to work.
???? “Day, fast” - the first section of the block “day”. Upon arrival at work, I prefer to quickly deal with all matters that take up to 5 minutes. Such things are better to simply make a bundle than to prioritize and evaluate the importance of each.
???? “By day, TODAY” - if there are things that need to be done today, it is worth first redoing them. This is an unpleasant list and I try to do everything to make it empty at the beginning of the day - then my activity will be more proactive.
???? “in the afternoon, urgently” - then I concentrate on matters whose deadline is about to come. Having done them today, I will avoid appearing on the TODAY list tomorrow. I also try to minimize this section.
???? “By day, IMPORTANT” is the most important section. Here are non-urgent proactive things, the implementation of which brings me closer to the achievement of my goals.
???? “In the afternoon, routine” - in accordance with the principle of “important to do first”, I put the routine below so that I can do something proactive every day, and the routine can be postponed. For example, the screenshot shows that today's tasks from the "routine" are already overdue for several days and this is not scary. If the routine is urgent, it will fall into the “urgent” section.
???? “In the afternoon, not so important” - the remaining cases that did not appear on the lists above, which means which are worth doing last.
???? “In the evening outside the home” - things to do on the way home from work, as well as entertainment planned after work.
???? “Evening at home” - evening household chores.
As a rule, I complete the morning block in its entirety and only after that I go to work.
I do as much as I can from the day block and, leaving work, I jump to evening affairs.
In the evening, I also usually do the whole thing. Sometimes it happens that there are too many things to do in the evening - as soon as I feel that I can’t manage to do everything, I divide the evening section into several sections: for example, “be sure today”, “preferably today” and “can be postponed”. In general, everything is according to the situation.
Obviously, the sections will be different on weekends and holidays, on business trips, on days of flights, and so on.
⚠ TECHNICAL SECTIONS ⚠
The first in the list is the “selected” section. I use it if during the day you need to do some kind of task out of turn.
For example, this is my
У записи 34 лайков,
0 репостов,
1021 просмотров.
0 репостов,
1021 просмотров.
Эту запись оставил(а) на своей стене Антон Попович
![Стас Однолетков -=[strast]=-](https://sun9-39.userapi.com/s/v1/ig2/J28jPY6YbIhuG19pmQRHt0zthGMzZflDPEE_dzKvjZy1PIhYKT4icktB_72axK3iWnO6KfLnBaKYEGOXPlsxj6j6.jpg?size=200x200&quality=95&crop=233,82,817,817&ava=1 "Стас Однолетков -=[strast]=-")
