Часть 13: “Принцип: проводить регулярную актуализацию задач”.
#система_целеполагания_и_тайм_менеджмента_антона_поповича
Медленно, но верно, серия движется к завершению. И сегодня я расскажу про процедуру регулярной чистки реактивных задач — обязательное условие, только благодаря которому получается не скатываться от важных дел к вечной текучке.
Напомню, что все посты серии ищутся по приведённому выше тегу. А информация о том, что это вообще за тема, собрана в заглавном посте: https://vk.com/batony4?w=wall30518_5128
---
Как вы наверное где-то слышали, все задачи у меня хранятся в дереве. Но выбирать из дерева каждое следующее дело после завершения предыдущего — неэффективно, такой выбор занимал бы слишком много времени. Поэтому утром я составляю план сразу на весь день.
Но даже ежедневный перебор дерева в поисках задач на день будет слишком накладным — у меня эта процедура занимает около 60-90 минут.
Поэтому я живу двухнедельными “итерациями” и в начале каждого такого цикла набираю задачи сразу на 2 недели вперёд, после чего не захожу в дерево в течение всего цикла. Программисты заметят здесь сходство с известной методологией разработки ПО ????. В Асане есть два выделенных списка задач, удобных именно для такого использования: Today (на сегодня) и Upcoming (на ближайшее время).
Затем, в течение двух недель цикла, к выбранным таким образом задачам добавляются также задачи, которые появляются по ходу дела. Часть из них будет будет сделана сразу же, часть — в течение дня или ближайших дней, а часть останется надолго, так что зачастую список “Upcoming” не уменьшается, а растёт, при этом, выбранные самостоятельно задачи постепенно вытесняются в нём делами, появившимися по ходу итерации. Если эту ситуацию не исправлять, то рано или поздно список “Upcoming” превратится в обычный бесконечный список реактивных задач, с которым я и борюсь своей системой. Поэтому чтобы этого не произошло, раз в какое-то время необходимо очищать список “Upcoming” и перенабирать его с нуля, руководствуясь соображениями важности. Это и составляет суть рутины “смена итерации”.
Эту процедуру я провожу раз в 2 недели по понедельникам (например, последняя такая была именно сегодня). И состоит она из следующих шагов:
❗ 1. ОЧИСТКА ❗
✅ 1.1) Убрать из списка “Upcoming” все-все оставшиеся задачи (Tab+L в Асане). Иногда хочется какие-то задачи оставить, потому что “эту небольшую задачу я создал только что и хорошо бы её быстро закончить, не откладывая”, но это — когнитивное искажение, заключающееся в том, что недавно созданные задачи априори кажутся более важными, чем старые. Поэтому, чтобы это искажение не влияло на принятие решения, следует убрать абсолютно все задачи и позволить решать дереву (то есть, глобальному взгляду со стороны, без эмоциональной привязанности к какой-то из задач). Перед удалением из Upcoming, всем задачам необходимо проставить проект для тех задач, у которых он не проставлен, иначе задача потеряется.
✅ 1.2) Когда задаче назначается проект, она автоматически попадает в его корень. Следующим шагом необходимо пройти по всем проектам и убрать такие корневые задачи в дерево — найти для каждой из них наиболее подходящую ветку, либо создать новую. Эту процедуру я описывал в третьей главе и по факту провожу её не в момент создания задачи, а именно в момент смены итерации и только для задач, которые задержались в списке, так как большинство задач, создаваемых по ходу дела, представляют собой текучку, необходимость выполнения которой очевидна. Делаются они обычно почти сразу после создания и определение места в дереве для каждой из них было бы пустой тратой времени.
Если среди убираемых в дерево задач есть срочные, я помечаю их тегом “срочное”. Если есть задачи, важность которых сильно превышает общую важность ветки дерева — помечаю тегом “важное”. Например, ветка “Вылечиться от всех болезней” может иметь принципиально разную важность в зависимости от того, что внутри неё сейчас находится.
Ещё один нюанс — в дерево я стараюсь убирать не всë, а только то, что может являться ограничителем (согласно Голдратту, следует работать только над ограничителем, а не над всем, что может "теоретически помочь"). Остальное стараюсь просто удалять.
На этом, очистка и приведение в порядок завершены. Дальше я перехожу ко второй части.
❗ 2. ПЛАНИРОВАНИЕ ❗
В рамках этого этапа, я набираю задачи на следующую итерацию, и делаю я это в таком порядке:
✅ 2.1) Из тега “цели года”
✅ 2.2) Из тега “срочное”
✅ 2.3) Из тега “важное”
✅ 2.4) И после этого, прохожу по 2-3 верхним уровням дерева в каждом из проектов, выбирая из веток, оставшихся невыбранными, наиболее важные для меня в данный момент времени.
Приведу конкретный пример:
???????? В течение итерации, во время наведения порядка, мне пришла в голову задача: “Купить ещё один шкаф, а то в имеющийся с трудом влезают все вещи”. До конца итерации задача не была сделана и на этапе очистки я убираю её в дерево — очевидно, она идёт в ветку “Комфорт дома” проекта “Базовое”. Затем, в процессе обхода дерева в целью выбора задач на ближайшую итерацию, я дохожу до “Комфорта дома” и обдумываю, насколько мне в целом сейчас комфортно дома. Понимаю, что весьма комфортно. Значит не открываю, а просто пропускаю эту ветку целиком, включая и задачу про шкаф, которая туда попала. Но если я понимаю, что комфорта дома не хватает — открываю эту ветку и выбираю, что лучше всего сейчас сделать, чтобы уровень комфорта повысить: купить новый шкаф, смазать двери, выбить ковёр либо починить смеситель. Я оцениваю эти дела не просто абстрактно в вакууме, а именно с точки зрения того, насколько они помогут достигнуть цели текущей ветки, то есть, вернуть в дом ощущение комфорта. Например, если починить смеситель в целом было бы неплохо, но особого дискомфорта эта поломка не доставляет, то и выбирать эту задачу я не буду. Если ни одна из имеющихся задач не предвещает повышения комфорта, я подумаю, что ещё можно для этого сделать.
Вот так именно процедура актуализации задач позволяет мне держать фокус, регулярно смотреть на свои задачи со стороны и не скатываться с глобальных целей в текучку.
---
Ставьте сердечко, если находите мои советы полезными и интересными. Через неделю — продолжение. До завершения всей серии осталось совсем чуть-чуть.
#система_целеполагания_и_тайм_менеджмента_антона_поповича
Медленно, но верно, серия движется к завершению. И сегодня я расскажу про процедуру регулярной чистки реактивных задач — обязательное условие, только благодаря которому получается не скатываться от важных дел к вечной текучке.
Напомню, что все посты серии ищутся по приведённому выше тегу. А информация о том, что это вообще за тема, собрана в заглавном посте: https://vk.com/batony4?w=wall30518_5128
---
Как вы наверное где-то слышали, все задачи у меня хранятся в дереве. Но выбирать из дерева каждое следующее дело после завершения предыдущего — неэффективно, такой выбор занимал бы слишком много времени. Поэтому утром я составляю план сразу на весь день.
Но даже ежедневный перебор дерева в поисках задач на день будет слишком накладным — у меня эта процедура занимает около 60-90 минут.
Поэтому я живу двухнедельными “итерациями” и в начале каждого такого цикла набираю задачи сразу на 2 недели вперёд, после чего не захожу в дерево в течение всего цикла. Программисты заметят здесь сходство с известной методологией разработки ПО ????. В Асане есть два выделенных списка задач, удобных именно для такого использования: Today (на сегодня) и Upcoming (на ближайшее время).
Затем, в течение двух недель цикла, к выбранным таким образом задачам добавляются также задачи, которые появляются по ходу дела. Часть из них будет будет сделана сразу же, часть — в течение дня или ближайших дней, а часть останется надолго, так что зачастую список “Upcoming” не уменьшается, а растёт, при этом, выбранные самостоятельно задачи постепенно вытесняются в нём делами, появившимися по ходу итерации. Если эту ситуацию не исправлять, то рано или поздно список “Upcoming” превратится в обычный бесконечный список реактивных задач, с которым я и борюсь своей системой. Поэтому чтобы этого не произошло, раз в какое-то время необходимо очищать список “Upcoming” и перенабирать его с нуля, руководствуясь соображениями важности. Это и составляет суть рутины “смена итерации”.
Эту процедуру я провожу раз в 2 недели по понедельникам (например, последняя такая была именно сегодня). И состоит она из следующих шагов:
❗ 1. ОЧИСТКА ❗
✅ 1.1) Убрать из списка “Upcoming” все-все оставшиеся задачи (Tab+L в Асане). Иногда хочется какие-то задачи оставить, потому что “эту небольшую задачу я создал только что и хорошо бы её быстро закончить, не откладывая”, но это — когнитивное искажение, заключающееся в том, что недавно созданные задачи априори кажутся более важными, чем старые. Поэтому, чтобы это искажение не влияло на принятие решения, следует убрать абсолютно все задачи и позволить решать дереву (то есть, глобальному взгляду со стороны, без эмоциональной привязанности к какой-то из задач). Перед удалением из Upcoming, всем задачам необходимо проставить проект для тех задач, у которых он не проставлен, иначе задача потеряется.
✅ 1.2) Когда задаче назначается проект, она автоматически попадает в его корень. Следующим шагом необходимо пройти по всем проектам и убрать такие корневые задачи в дерево — найти для каждой из них наиболее подходящую ветку, либо создать новую. Эту процедуру я описывал в третьей главе и по факту провожу её не в момент создания задачи, а именно в момент смены итерации и только для задач, которые задержались в списке, так как большинство задач, создаваемых по ходу дела, представляют собой текучку, необходимость выполнения которой очевидна. Делаются они обычно почти сразу после создания и определение места в дереве для каждой из них было бы пустой тратой времени.
Если среди убираемых в дерево задач есть срочные, я помечаю их тегом “срочное”. Если есть задачи, важность которых сильно превышает общую важность ветки дерева — помечаю тегом “важное”. Например, ветка “Вылечиться от всех болезней” может иметь принципиально разную важность в зависимости от того, что внутри неё сейчас находится.
Ещё один нюанс — в дерево я стараюсь убирать не всë, а только то, что может являться ограничителем (согласно Голдратту, следует работать только над ограничителем, а не над всем, что может "теоретически помочь"). Остальное стараюсь просто удалять.
На этом, очистка и приведение в порядок завершены. Дальше я перехожу ко второй части.
❗ 2. ПЛАНИРОВАНИЕ ❗
В рамках этого этапа, я набираю задачи на следующую итерацию, и делаю я это в таком порядке:
✅ 2.1) Из тега “цели года”
✅ 2.2) Из тега “срочное”
✅ 2.3) Из тега “важное”
✅ 2.4) И после этого, прохожу по 2-3 верхним уровням дерева в каждом из проектов, выбирая из веток, оставшихся невыбранными, наиболее важные для меня в данный момент времени.
Приведу конкретный пример:
???????? В течение итерации, во время наведения порядка, мне пришла в голову задача: “Купить ещё один шкаф, а то в имеющийся с трудом влезают все вещи”. До конца итерации задача не была сделана и на этапе очистки я убираю её в дерево — очевидно, она идёт в ветку “Комфорт дома” проекта “Базовое”. Затем, в процессе обхода дерева в целью выбора задач на ближайшую итерацию, я дохожу до “Комфорта дома” и обдумываю, насколько мне в целом сейчас комфортно дома. Понимаю, что весьма комфортно. Значит не открываю, а просто пропускаю эту ветку целиком, включая и задачу про шкаф, которая туда попала. Но если я понимаю, что комфорта дома не хватает — открываю эту ветку и выбираю, что лучше всего сейчас сделать, чтобы уровень комфорта повысить: купить новый шкаф, смазать двери, выбить ковёр либо починить смеситель. Я оцениваю эти дела не просто абстрактно в вакууме, а именно с точки зрения того, насколько они помогут достигнуть цели текущей ветки, то есть, вернуть в дом ощущение комфорта. Например, если починить смеситель в целом было бы неплохо, но особого дискомфорта эта поломка не доставляет, то и выбирать эту задачу я не буду. Если ни одна из имеющихся задач не предвещает повышения комфорта, я подумаю, что ещё можно для этого сделать.
Вот так именно процедура актуализации задач позволяет мне держать фокус, регулярно смотреть на свои задачи со стороны и не скатываться с глобальных целей в текучку.
---
Ставьте сердечко, если находите мои советы полезными и интересными. Через неделю — продолжение. До завершения всей серии осталось совсем чуть-чуть.
Part 13: “Principle: conduct regular updating of tasks.”
#alignment system_and_time_management_anton_popovich
Slowly but surely, the series is moving towards completion. And today I will tell you about the procedure for regular cleaning of jet tasks - an indispensable condition, only thanks to which it turns out not to slip from important matters to eternal routine.
Let me remind you that all posts in the series are searched for by the tag above. And the information about what this topic is generally collected in the title post: https://vk.com/batony4?w=wall30518_5128
---
As you probably heard somewhere, all the tasks I have are stored in a tree. But to choose from the tree each subsequent case after the completion of the previous one is inefficient, such a choice would take too much time. Therefore, in the morning I draw up a plan immediately for the whole day.
But even a daily search of the tree in search of tasks for the day will be too expensive - I have this procedure takes about 60-90 minutes.
Therefore, I live two-week “iterations” and at the beginning of each such cycle I collect tasks immediately for 2 weeks in advance, after which I do not go into the tree during the entire cycle. Programmers will notice a resemblance here to the well-known software development methodology ????. In Asan, there are two dedicated task lists that are convenient for such use: Today (for today) and Upcoming (for the near future).
Then, during the two weeks of the cycle, tasks that appear along the way are also added to the tasks selected in this way. Some of them will be done right away, some during the day or the next few days, and some will remain for a long time, so often the “Upcoming” list does not decrease, but grows, while the tasks chosen independently are gradually supplanted by the tasks that appeared on during the iteration. If this situation is not corrected, sooner or later the “Upcoming” list will turn into a regular endless list of reactive tasks, with which I am struggling with my system. Therefore, to prevent this from happening, once in a while it is necessary to clear the “Upcoming” list and re-sort it from scratch, guided by considerations of importance. This is the essence of the routine “change of iteration”.
I perform this procedure once every 2 weeks on Mondays (for example, the last one was just today). And it consists of the following steps:
❗ 1. CLEANING ❗
✅ 1.1) Remove from the list “Upcoming” all-all remaining tasks (Tab + L in Asana). Sometimes I want to leave some tasks, because “I just created this small task and it would be nice to finish it quickly without delay”, but this is a cognitive distortion, consisting in the fact that recently created tasks seem a priori more important than old ones . Therefore, so that this distortion does not affect decision-making, absolutely all tasks should be removed and the tree should be solved (that is, with a global view from the side, without emotional attachment to any of the tasks). Before removing from Upcoming, all tasks need to put down a project for those tasks for which it is not set, otherwise the task will be lost.
✅ 1.2) When a project is assigned to a task, it automatically falls into its root. The next step is to go through all the projects and remove such root tasks into the tree - find the most suitable branch for each of them, or create a new one. I described this procedure in the third chapter and in fact I do it not at the moment of creating the task, but at the moment of changing the iteration and only for tasks that were delayed in the list, since most of the tasks created along the way are a mess, the need to perform which is obvious. They are usually made almost immediately after creation and determining a place in the tree for each of them would be a waste of time.
If there are urgent tasks in the tree, I mark them with the “urgent” tag. If there are tasks whose importance far exceeds the general importance of a tree branch, I mark it with an “important” tag. For example, the “Cure All Diseases” branch can have fundamentally different importance depending on what is now inside it.
Another nuance is that I try to remove not everything, but only what can be a limiter (according to Goldratt, you should work only on the limiter, and not on everything that can "theoretically help"). I try to just delete the rest.
At this point, cleaning and tidying is completed. Next, I move on to the second part.
❗ 2. PLANNING ❗
As part of this phase, I type in tasks for the next iteration, and I do it in this order:
✅ 2.1) From the tag “goals of the year”
✅ 2.2) From the “urgent” tag
✅ 2.3) From the “important” tag
✅ 2.4) And after that, I go through the 2-3 upper levels of the tree in each of the projects, choosing from the branches that remained unselected, the most important for me at this point in time.
I will give a specific example:
???????? During the iteration, while putting things in order, the idea occurred to me: “To buy another cabinet, otherwise all things can hardly fit into it.” Until the end of the iteration, the task was not done and at the stage of cleaning I put it in a tree - obviously, it goes to the “Comfort at home” branch of the “Basic” project. Then, in the process
#alignment system_and_time_management_anton_popovich
Slowly but surely, the series is moving towards completion. And today I will tell you about the procedure for regular cleaning of jet tasks - an indispensable condition, only thanks to which it turns out not to slip from important matters to eternal routine.
Let me remind you that all posts in the series are searched for by the tag above. And the information about what this topic is generally collected in the title post: https://vk.com/batony4?w=wall30518_5128
---
As you probably heard somewhere, all the tasks I have are stored in a tree. But to choose from the tree each subsequent case after the completion of the previous one is inefficient, such a choice would take too much time. Therefore, in the morning I draw up a plan immediately for the whole day.
But even a daily search of the tree in search of tasks for the day will be too expensive - I have this procedure takes about 60-90 minutes.
Therefore, I live two-week “iterations” and at the beginning of each such cycle I collect tasks immediately for 2 weeks in advance, after which I do not go into the tree during the entire cycle. Programmers will notice a resemblance here to the well-known software development methodology ????. In Asan, there are two dedicated task lists that are convenient for such use: Today (for today) and Upcoming (for the near future).
Then, during the two weeks of the cycle, tasks that appear along the way are also added to the tasks selected in this way. Some of them will be done right away, some during the day or the next few days, and some will remain for a long time, so often the “Upcoming” list does not decrease, but grows, while the tasks chosen independently are gradually supplanted by the tasks that appeared on during the iteration. If this situation is not corrected, sooner or later the “Upcoming” list will turn into a regular endless list of reactive tasks, with which I am struggling with my system. Therefore, to prevent this from happening, once in a while it is necessary to clear the “Upcoming” list and re-sort it from scratch, guided by considerations of importance. This is the essence of the routine “change of iteration”.
I perform this procedure once every 2 weeks on Mondays (for example, the last one was just today). And it consists of the following steps:
❗ 1. CLEANING ❗
✅ 1.1) Remove from the list “Upcoming” all-all remaining tasks (Tab + L in Asana). Sometimes I want to leave some tasks, because “I just created this small task and it would be nice to finish it quickly without delay”, but this is a cognitive distortion, consisting in the fact that recently created tasks seem a priori more important than old ones . Therefore, so that this distortion does not affect decision-making, absolutely all tasks should be removed and the tree should be solved (that is, with a global view from the side, without emotional attachment to any of the tasks). Before removing from Upcoming, all tasks need to put down a project for those tasks for which it is not set, otherwise the task will be lost.
✅ 1.2) When a project is assigned to a task, it automatically falls into its root. The next step is to go through all the projects and remove such root tasks into the tree - find the most suitable branch for each of them, or create a new one. I described this procedure in the third chapter and in fact I do it not at the moment of creating the task, but at the moment of changing the iteration and only for tasks that were delayed in the list, since most of the tasks created along the way are a mess, the need to perform which is obvious. They are usually made almost immediately after creation and determining a place in the tree for each of them would be a waste of time.
If there are urgent tasks in the tree, I mark them with the “urgent” tag. If there are tasks whose importance far exceeds the general importance of a tree branch, I mark it with an “important” tag. For example, the “Cure All Diseases” branch can have fundamentally different importance depending on what is now inside it.
Another nuance is that I try to remove not everything, but only what can be a limiter (according to Goldratt, you should work only on the limiter, and not on everything that can "theoretically help"). I try to just delete the rest.
At this point, cleaning and tidying is completed. Next, I move on to the second part.
❗ 2. PLANNING ❗
As part of this phase, I type in tasks for the next iteration, and I do it in this order:
✅ 2.1) From the tag “goals of the year”
✅ 2.2) From the “urgent” tag
✅ 2.3) From the “important” tag
✅ 2.4) And after that, I go through the 2-3 upper levels of the tree in each of the projects, choosing from the branches that remained unselected, the most important for me at this point in time.
I will give a specific example:
???????? During the iteration, while putting things in order, the idea occurred to me: “To buy another cabinet, otherwise all things can hardly fit into it.” Until the end of the iteration, the task was not done and at the stage of cleaning I put it in a tree - obviously, it goes to the “Comfort at home” branch of the “Basic” project. Then, in the process
У записи 28 лайков,
0 репостов,
837 просмотров.
0 репостов,
837 просмотров.
Эту запись оставил(а) на своей стене Антон Попович
![Стас Однолетков -=[strast]=-](https://sun9-39.userapi.com/s/v1/ig2/J28jPY6YbIhuG19pmQRHt0zthGMzZflDPEE_dzKvjZy1PIhYKT4icktB_72axK3iWnO6KfLnBaKYEGOXPlsxj6j6.jpg?size=200x200&quality=95&crop=233,82,817,817&ava=1 "Стас Однолетков -=[strast]=-")
