V - значит Вендетта.
А - значит Аналитика.
Самый важный этап работ при автоматизации/модернизации/оптимизации чего-либо - аналитика текущего состояния дел.
Но именно этот этап чаще все пропускают, забывают или не понимают, почему его надо выделять и тем более платить за него.
Пример.
Заказчик попросил оцифровать процесс заказа справки 2-НДФЛ из бухгалтерии для организации в 500 человек.
Описание процесса со слов заказчика:
Любой сотрудник может заполнить форму заказа справки. Далее идет сигнал Бухгалтерам, они готовят справку и подтверждают готовность справки к выдаче, нажав 1 кнопку. Инициатор забирает справку. Все.
- И чего тут анализировать то? вот же весь процесс...
- Ну-ну...
-—
Что обязательно должен уточнить Ответственный, который планирует оцифровать процесс, чтобы все работало и приносило пользу:
1. Можно заказать справку только для себя или для коллеги тоже?
2. Кто может получить справку? Только инициатор или его руководитель?
3. Можно ли изменить заявку на справку, после ее оформления инициатором?
4. Можно ли отменить заявку на справку, без звонка в бухгалтерию?
5. А какой срок готовности справки?
6. А что если бухгалтер не успеет подготовить справку в срок?
7. А что если сотрудник не приходит за справкой? Выкидывать?
8. А если ответственный в отпуске, то на кого идет задача по подготовке справки?
... И плюс еще штук 10 вопросов первого порядка, а за ними еще новые уточняющие вопросы, вытекающие из первых.
А еще часто заказчик прямо на этапе аналитики обнаруживает несовершенства своего текущего процесса и начинает его менять...
---
Вот и получается, что казалось бы банальный запрос "Оцифруйте нам процесс выдачи справки 2-НДФЛ", занимает минимум 1 неделю на:
- описание текущего состояния процесса;
- внесение изменений в процесс;
- согласование этих изменений Заказчиком внутри себя;
- отображение процесса Исполнителем в виде блок-схемы и технического задания + согласование этих документов;
- оцифровка процесса в Системе заказчика (например Битрикс24);
- тестирование процесса на рабочей группе Заказчика;
- внесение правок в только что настроенный процесс и повторное согласование этих правок Заказчиком внутри себя;
- настройка и тестирование финальной версии процесса в системе;
- написание пользовательских сценариев и инструкций;
- публикация новости в системе или рассылка по пользователям информации об изменении работы бухгалтерии по части заказа справок 2-НДФЛ.
И это мы поговорили на тему заказа только одного типа справки... и только для бухгалтерии.
---
В общем, чаще всего, вышеописанного примера заказчику хватает, чтобы изменить точку зрения по этапу Аналитики и согласовать его, выделив бюджет и время.
А если не хватает - "Run, Forest, Ruuuuun".
Лучше не работать с таким Заказчиком, поверьте моему опыту... или приобретите свой :)
P.s. больше историй по автоматизации Бизнес-процессов в моем телеграм-канале "Само работает" - https://t.me/samorabotaet
А - значит Аналитика.
Самый важный этап работ при автоматизации/модернизации/оптимизации чего-либо - аналитика текущего состояния дел.
Но именно этот этап чаще все пропускают, забывают или не понимают, почему его надо выделять и тем более платить за него.
Пример.
Заказчик попросил оцифровать процесс заказа справки 2-НДФЛ из бухгалтерии для организации в 500 человек.
Описание процесса со слов заказчика:
Любой сотрудник может заполнить форму заказа справки. Далее идет сигнал Бухгалтерам, они готовят справку и подтверждают готовность справки к выдаче, нажав 1 кнопку. Инициатор забирает справку. Все.
- И чего тут анализировать то? вот же весь процесс...
- Ну-ну...
-—
Что обязательно должен уточнить Ответственный, который планирует оцифровать процесс, чтобы все работало и приносило пользу:
1. Можно заказать справку только для себя или для коллеги тоже?
2. Кто может получить справку? Только инициатор или его руководитель?
3. Можно ли изменить заявку на справку, после ее оформления инициатором?
4. Можно ли отменить заявку на справку, без звонка в бухгалтерию?
5. А какой срок готовности справки?
6. А что если бухгалтер не успеет подготовить справку в срок?
7. А что если сотрудник не приходит за справкой? Выкидывать?
8. А если ответственный в отпуске, то на кого идет задача по подготовке справки?
... И плюс еще штук 10 вопросов первого порядка, а за ними еще новые уточняющие вопросы, вытекающие из первых.
А еще часто заказчик прямо на этапе аналитики обнаруживает несовершенства своего текущего процесса и начинает его менять...
---
Вот и получается, что казалось бы банальный запрос "Оцифруйте нам процесс выдачи справки 2-НДФЛ", занимает минимум 1 неделю на:
- описание текущего состояния процесса;
- внесение изменений в процесс;
- согласование этих изменений Заказчиком внутри себя;
- отображение процесса Исполнителем в виде блок-схемы и технического задания + согласование этих документов;
- оцифровка процесса в Системе заказчика (например Битрикс24);
- тестирование процесса на рабочей группе Заказчика;
- внесение правок в только что настроенный процесс и повторное согласование этих правок Заказчиком внутри себя;
- настройка и тестирование финальной версии процесса в системе;
- написание пользовательских сценариев и инструкций;
- публикация новости в системе или рассылка по пользователям информации об изменении работы бухгалтерии по части заказа справок 2-НДФЛ.
И это мы поговорили на тему заказа только одного типа справки... и только для бухгалтерии.
---
В общем, чаще всего, вышеописанного примера заказчику хватает, чтобы изменить точку зрения по этапу Аналитики и согласовать его, выделив бюджет и время.
А если не хватает - "Run, Forest, Ruuuuun".
Лучше не работать с таким Заказчиком, поверьте моему опыту... или приобретите свой :)
P.s. больше историй по автоматизации Бизнес-процессов в моем телеграм-канале "Само работает" - https://t.me/samorabotaet
V means vendetta.
And - means Analytics.
The most important stage of work during automation / modernization / optimization of something is the analysis of the current state of affairs.
But it is precisely this stage that is most often missed by everyone, forgot or don’t understand why it should be allocated, and even more so paid for it.
Example.
The customer asked to digitize the process of ordering a 2-NDFL certificate from accounting for an organization of 500 people.
Description of the process according to the customer:
Any employee can fill out a help order form. Next comes the signal to Accountants, they prepare a certificate and confirm that the certificate is ready for issuance by pressing 1 button. The initiator takes the help. All.
- And what is there to analyze then? here is the whole process ...
- Oh well...
-—
What must be clarified by the Responsible, who plans to digitize the process so that everything works and benefits:
1. Can I order a certificate only for myself or for a colleague too?
2. Who can get help? Only the initiator or its leader?
3. Is it possible to change the application for a certificate after it is executed by the initiator?
4. Is it possible to cancel a request for information without calling the accounting department?
5. And what is the period of readiness of the certificate?
6. And what if the accountant does not have time to prepare a certificate on time?
7. And what if an employee does not come for help? To throw out?
8. And if the person responsible is on vacation, then who is the task of preparing the certificate?
... And plus 10 more questions of the first order, followed by new clarifying questions arising from the first.
And often the customer, right at the analytics stage, discovers the imperfections of his current process and begins to change it ...
---
So it turns out that the seemingly banal request “Digitize the process of issuing 2-NDFL certificates to us” takes at least 1 week to:
- a description of the current state of the process;
- making changes to the process;
- coordination of these changes by the Customer within itself;
- mapping of the process by the Contractor in the form of a flowchart and terms of reference + coordination of these documents;
- digitization of the process in the customer's system (for example, Bitrix24);
- testing the process on the working group of the Customer;
- making changes to the just configured process and re-approval of these changes by the Customer within himself;
- setting up and testing the final version of the process in the system;
- writing custom scripts and instructions;
- publication of news in the system or distribution to users of information on changes in the work of accounting regarding the order of references 2-NDFL.
And we talked about the topic of ordering only one type of certificate ... and only for accounting.
---
In general, most often, the above example is enough for the customer to change the point of view at the stage of Analytics and coordinate it, allocating the budget and time.
And if not enough - "Run, Forest, Ruuuuun".
Better not to work with such a customer, believe my experience ... or get yours :)
P.s. more stories on the automation of Business processes in my telegram channel "It works" - https://t.me/samorabotaet
And - means Analytics.
The most important stage of work during automation / modernization / optimization of something is the analysis of the current state of affairs.
But it is precisely this stage that is most often missed by everyone, forgot or don’t understand why it should be allocated, and even more so paid for it.
Example.
The customer asked to digitize the process of ordering a 2-NDFL certificate from accounting for an organization of 500 people.
Description of the process according to the customer:
Any employee can fill out a help order form. Next comes the signal to Accountants, they prepare a certificate and confirm that the certificate is ready for issuance by pressing 1 button. The initiator takes the help. All.
- And what is there to analyze then? here is the whole process ...
- Oh well...
-—
What must be clarified by the Responsible, who plans to digitize the process so that everything works and benefits:
1. Can I order a certificate only for myself or for a colleague too?
2. Who can get help? Only the initiator or its leader?
3. Is it possible to change the application for a certificate after it is executed by the initiator?
4. Is it possible to cancel a request for information without calling the accounting department?
5. And what is the period of readiness of the certificate?
6. And what if the accountant does not have time to prepare a certificate on time?
7. And what if an employee does not come for help? To throw out?
8. And if the person responsible is on vacation, then who is the task of preparing the certificate?
... And plus 10 more questions of the first order, followed by new clarifying questions arising from the first.
And often the customer, right at the analytics stage, discovers the imperfections of his current process and begins to change it ...
---
So it turns out that the seemingly banal request “Digitize the process of issuing 2-NDFL certificates to us” takes at least 1 week to:
- a description of the current state of the process;
- making changes to the process;
- coordination of these changes by the Customer within itself;
- mapping of the process by the Contractor in the form of a flowchart and terms of reference + coordination of these documents;
- digitization of the process in the customer's system (for example, Bitrix24);
- testing the process on the working group of the Customer;
- making changes to the just configured process and re-approval of these changes by the Customer within himself;
- setting up and testing the final version of the process in the system;
- writing custom scripts and instructions;
- publication of news in the system or distribution to users of information on changes in the work of accounting regarding the order of references 2-NDFL.
And we talked about the topic of ordering only one type of certificate ... and only for accounting.
---
In general, most often, the above example is enough for the customer to change the point of view at the stage of Analytics and coordinate it, allocating the budget and time.
And if not enough - "Run, Forest, Ruuuuun".
Better not to work with such a customer, believe my experience ... or get yours :)
P.s. more stories on the automation of Business processes in my telegram channel "It works" - https://t.me/samorabotaet
У записи 3 лайков,
0 репостов,
316 просмотров.
0 репостов,
316 просмотров.
Эту запись оставил(а) на своей стене Дмитрий Килязов
