Правила отправки писем
1. Правило любой переписки интернета и почты в т.ч. – она в любой момент может быть слита в паблик, она может быть отнесена к нотариусу и иметь юридическую силу, она может использоваться потом при внутренних расследованиях в компаниях. Если вы не хотите, чтобы вам потом было мучительно стыдно и больно следите за своим языком!
2. Заполняем письмо снизу вверх. Сначала вы прикрепляете свой файл. Свой файл назовите латиницей и сохраните в нормальном беспроблемном формате типа .doc или .xls которые у всех железно откроются, отобразятся и смогут быть отредактированы и пересохранены, если надо. Если вы не прикрепите свой файл в первую очередь, вы с 50% вероятностью забудете его прикрепить. После вложения вы пишете само письмо и проверяете его за собой.
2.1 Потом вы заполняете тему письма. Тему письма пишите, понятно и фактографично. В теме должны быть ключевые слова, по которым на следующий день, через неделю, через месяц или перед самой смертью можно легко найти ваше письмо по поиску, забив туда 1-2 слова.
2.2 Тема письма должна обязательно давать понимание: что это? Задача? Форс-мажор, который надо срочно решать? Заявка на оплату? Документы? Оперативное согласование? Согласование в обычном режиме? Но при этом не надо оставлять в разделе Тема одно это слово. Типа: Срочное. Или: Договор. Или: Вопрос. Или: Сотрудничество. Такие темы длинной в одно слово, ничего не значащие, теряются в почте на раз и никогда не находятся.
2.3 Только когда вы закачали файл со своими креатативными стратегиями, видениями и миссиями, написали что положено в теле, заполнили раздел Тема, вы вставляете адрес получателя и отправляете. Если же вы сначала вставляете адрес получателя, а потом всё остальное, то от вас направо и налево летят обрывочные письма, письма с незавершенной мыслью, письма не с теми людьми в копии, письма без вложений и так далее.
2.4 Если вам надо, чтобы письмо получили несколько человек, вы вставляете главного для вас человека по этому вопросу в Кому, а остальных в Копию. Если вы хотите, чтобы письмо получил ещё кто-то, но не хотите палить его - вы вставляете его адрес в Скрытую копию. Если вам пришло письмо, где в копии несколько адресатов, пользуйтесь кнопкой Ответить всем, потому что когда в копии много людей – никто не знает, кто там в итоге сделает дело, но лучше держать в копии всех. А спрашивать потом вы будете главного, то есть того, чей адрес стоял первым в поле Кому!
2.5 По поводу истории переписки. Запомните: один рабочий вопрос = одна тема тема письма - и в ней идёт вся свистопляска, все итерации креативов, все обмены документами, все посылания и все извинения. Но с другой стороны рабочая почта - это вам не чятик, где можно завести одну тему, одно письмо и посылать в этом письме и документы, и медиапланы, и счета, и новости о ваших детях, и фотографии вашего творчества, и ссылки на любимое видео. Один рабочий вопрос = одно письмо, и в этом письме все данные по вопросу. Сохраняем всех участников переписки, пользуясь кнопкой Ответить всем, сохраняем историю переписки.
3. Ваши письма, очень часто копируются полностью или частично простым действием Ctrl+C Ctrl +V и пересылаются как команда действия дальше по цепочке. Например, вы описываете какие-то правки к тексту//сайту//баннеру. Не грубите, напишите по делу, что не нравится и что править. Чтобы человек мог спокойно скопировать и отправить дизайнеру//автору на правки, никого не оскорбив. Не пишите "дизайнер дебил, пусть в жопу себе засунет логотип, я вырежу всю его деревню за такую работу", потому что кто-то будет сидеть и редактировать ваше письмо в блокноте, чтобы потом отправить дизайнеру нормальную рабочую версию.
3.1 Всегда пишите рабочие письма грамотно: новое предложение с большой буквы; абзац с новой строчки; всё с запятыми и точками на конце. С вопросительными знаками, если вы спрашиваете.
4. Никаких Whatsupp, Viber, Telegram и прочего отродья, чтобы обмениваться сообщениями по рабочим вопросам. Никакого также скайпа! Скайп для созвонов. Все рабочие вопросы, отчёты и статусы по проектам - ТОЛЬКО ПОЧТА!!!!
5. Длинное письмо - первый признак, что вы сами не знаете, чего хотите, что у вас в голове перепутаны все мысли, времени у вас, видимо, вагон, а жить вы собрались - вечно. Люди дела, за которыми что-то стоит - пишут коротко и по делу. И пишут только тогда, когда им реально надо.
6. Никогда не пересылайте вложения другому человеку, не скачав и не просмотрев их! У этого могут быть фатальные последствия!!! Вы можете запросто выслать клиенту внутренние расчёты, и все тогда узнают про вашу маржу в 90%. Вы можете отправить неверный счёт и вам потом не вернут бабки. Что угодно может быть, если вы, не посмотрев, перешлёте вложенный файлик. Всегда открывайте файлики, даже если там информация, которая вас не касается, а вы передаточное звено. Всегда!
7. Отвечайте на все письма в течение суток. Через сутки ваш ответ никому может быть уже не нужен. Через двое - тем более. Если есть какие-то тяжелые, сложные вопросы - они очень быстро консервируются и становятся нерешаемыми, письма тонут под слоями новых писем. А это всё деньги.
8. Порядочные люди не сливаются. Всегда дожимайте переписку. Даже если надо писать очень неприятные вещи. Все люди мигрируют из конторы в контору, из бизнеса в бизнес, из журналистов в бомжи, из пиарщиков в журналисты, из грязи в князи, из наёмников в боссов. Сегодня вы сольётесь перед человеком, а завтра он вам понадобится, и будет очень неудобно всплывать в почте, и будут низкие шансы, что он пошевелится, чтобы вам помочь.
9. По тому, как вы работаете в почте, как оформляете письма, вложения, темы, сразу, моментально виден ваш уровень. Сразу видно, что вы не умеете работать с файлами. Сразу видно, что вы без минимальных компетенций. Сразу видно, что ваши бабки можно потратить, если вы не в состоянии быстро реагировать на важные вещи. Сразу видно, что с вами не ПОСОТРУДНИЧАЕШЬ. Сразу видно, что вы никто и на самом деле в своей конторе ничего не решаете. Сразу видно, что у вас нет личной жизни и вы бухаете - по времени отправки писем, например. Да много всего видно, поверьте мне. Много всего, чего ни мне о вас лучше не знать. Потому что что? Потому что первое правило переписки в инете — всё может быть слито в паблик в любой момент!
1. Правило любой переписки интернета и почты в т.ч. – она в любой момент может быть слита в паблик, она может быть отнесена к нотариусу и иметь юридическую силу, она может использоваться потом при внутренних расследованиях в компаниях. Если вы не хотите, чтобы вам потом было мучительно стыдно и больно следите за своим языком!
2. Заполняем письмо снизу вверх. Сначала вы прикрепляете свой файл. Свой файл назовите латиницей и сохраните в нормальном беспроблемном формате типа .doc или .xls которые у всех железно откроются, отобразятся и смогут быть отредактированы и пересохранены, если надо. Если вы не прикрепите свой файл в первую очередь, вы с 50% вероятностью забудете его прикрепить. После вложения вы пишете само письмо и проверяете его за собой.
2.1 Потом вы заполняете тему письма. Тему письма пишите, понятно и фактографично. В теме должны быть ключевые слова, по которым на следующий день, через неделю, через месяц или перед самой смертью можно легко найти ваше письмо по поиску, забив туда 1-2 слова.
2.2 Тема письма должна обязательно давать понимание: что это? Задача? Форс-мажор, который надо срочно решать? Заявка на оплату? Документы? Оперативное согласование? Согласование в обычном режиме? Но при этом не надо оставлять в разделе Тема одно это слово. Типа: Срочное. Или: Договор. Или: Вопрос. Или: Сотрудничество. Такие темы длинной в одно слово, ничего не значащие, теряются в почте на раз и никогда не находятся.
2.3 Только когда вы закачали файл со своими креатативными стратегиями, видениями и миссиями, написали что положено в теле, заполнили раздел Тема, вы вставляете адрес получателя и отправляете. Если же вы сначала вставляете адрес получателя, а потом всё остальное, то от вас направо и налево летят обрывочные письма, письма с незавершенной мыслью, письма не с теми людьми в копии, письма без вложений и так далее.
2.4 Если вам надо, чтобы письмо получили несколько человек, вы вставляете главного для вас человека по этому вопросу в Кому, а остальных в Копию. Если вы хотите, чтобы письмо получил ещё кто-то, но не хотите палить его - вы вставляете его адрес в Скрытую копию. Если вам пришло письмо, где в копии несколько адресатов, пользуйтесь кнопкой Ответить всем, потому что когда в копии много людей – никто не знает, кто там в итоге сделает дело, но лучше держать в копии всех. А спрашивать потом вы будете главного, то есть того, чей адрес стоял первым в поле Кому!
2.5 По поводу истории переписки. Запомните: один рабочий вопрос = одна тема тема письма - и в ней идёт вся свистопляска, все итерации креативов, все обмены документами, все посылания и все извинения. Но с другой стороны рабочая почта - это вам не чятик, где можно завести одну тему, одно письмо и посылать в этом письме и документы, и медиапланы, и счета, и новости о ваших детях, и фотографии вашего творчества, и ссылки на любимое видео. Один рабочий вопрос = одно письмо, и в этом письме все данные по вопросу. Сохраняем всех участников переписки, пользуясь кнопкой Ответить всем, сохраняем историю переписки.
3. Ваши письма, очень часто копируются полностью или частично простым действием Ctrl+C Ctrl +V и пересылаются как команда действия дальше по цепочке. Например, вы описываете какие-то правки к тексту//сайту//баннеру. Не грубите, напишите по делу, что не нравится и что править. Чтобы человек мог спокойно скопировать и отправить дизайнеру//автору на правки, никого не оскорбив. Не пишите "дизайнер дебил, пусть в жопу себе засунет логотип, я вырежу всю его деревню за такую работу", потому что кто-то будет сидеть и редактировать ваше письмо в блокноте, чтобы потом отправить дизайнеру нормальную рабочую версию.
3.1 Всегда пишите рабочие письма грамотно: новое предложение с большой буквы; абзац с новой строчки; всё с запятыми и точками на конце. С вопросительными знаками, если вы спрашиваете.
4. Никаких Whatsupp, Viber, Telegram и прочего отродья, чтобы обмениваться сообщениями по рабочим вопросам. Никакого также скайпа! Скайп для созвонов. Все рабочие вопросы, отчёты и статусы по проектам - ТОЛЬКО ПОЧТА!!!!
5. Длинное письмо - первый признак, что вы сами не знаете, чего хотите, что у вас в голове перепутаны все мысли, времени у вас, видимо, вагон, а жить вы собрались - вечно. Люди дела, за которыми что-то стоит - пишут коротко и по делу. И пишут только тогда, когда им реально надо.
6. Никогда не пересылайте вложения другому человеку, не скачав и не просмотрев их! У этого могут быть фатальные последствия!!! Вы можете запросто выслать клиенту внутренние расчёты, и все тогда узнают про вашу маржу в 90%. Вы можете отправить неверный счёт и вам потом не вернут бабки. Что угодно может быть, если вы, не посмотрев, перешлёте вложенный файлик. Всегда открывайте файлики, даже если там информация, которая вас не касается, а вы передаточное звено. Всегда!
7. Отвечайте на все письма в течение суток. Через сутки ваш ответ никому может быть уже не нужен. Через двое - тем более. Если есть какие-то тяжелые, сложные вопросы - они очень быстро консервируются и становятся нерешаемыми, письма тонут под слоями новых писем. А это всё деньги.
8. Порядочные люди не сливаются. Всегда дожимайте переписку. Даже если надо писать очень неприятные вещи. Все люди мигрируют из конторы в контору, из бизнеса в бизнес, из журналистов в бомжи, из пиарщиков в журналисты, из грязи в князи, из наёмников в боссов. Сегодня вы сольётесь перед человеком, а завтра он вам понадобится, и будет очень неудобно всплывать в почте, и будут низкие шансы, что он пошевелится, чтобы вам помочь.
9. По тому, как вы работаете в почте, как оформляете письма, вложения, темы, сразу, моментально виден ваш уровень. Сразу видно, что вы не умеете работать с файлами. Сразу видно, что вы без минимальных компетенций. Сразу видно, что ваши бабки можно потратить, если вы не в состоянии быстро реагировать на важные вещи. Сразу видно, что с вами не ПОСОТРУДНИЧАЕШЬ. Сразу видно, что вы никто и на самом деле в своей конторе ничего не решаете. Сразу видно, что у вас нет личной жизни и вы бухаете - по времени отправки писем, например. Да много всего видно, поверьте мне. Много всего, чего ни мне о вас лучше не знать. Потому что что? Потому что первое правило переписки в инете — всё может быть слито в паблик в любой момент!
0
У записи 2 лайков,
0 репостов.
0 репостов.
Эту запись оставил(а) на своей стене Михаил Лапис
