Продолжение про автоматизацию согласования счетов с клиентами.
.
Учёт времени по проектам мы ведём в Redmine. Данные по затраченному времени синхронизируются с ERP-системой пару раз в день.
.
Тип проекта (схема оплаты по нему) влияет на то, как мы считаем время и формируем отчёт для клиента:
— Если клиент оплачивает закрытые задачи, то мы перечисляем их в отчёте с последующей детализацией по сотрудникам. При этом не важно как долго делалась задача - время по ней попадет в отчёт только в момент ее закрытия.
— Если клиент оплачивает фактическое время вне зависимости от закрытия задач, то мы сразу показываем детализацию по сотрудникам.
— Если работаем по оценке (Fixed price), то в отчёте фигурирует не фактическое время, а оценочное и другие часовые ставки.
— Если клиенту заранее делалась оценка проекта с разбивкой на этапы, то мы добавляем запланированные счета и когда приходит время - не забываем их выставлять.
.
Кажется ничего сложного, но есть нюансы и их много. Вот часть из них:
— Задачу могут забыть вовремя закрыть в Redmine. Поэтому мы сделали возможность их перемещать между месяцами при формировании отчёта для клиента.
— А могут и вообще забыть закрыть. Поэтому мы подсвечиваем клиентов, для которых выполнено больше работ, чем содержится в текущем отчёте.
— Специалисты могут задним числом отметить забытое время. Поэтому мы в Redmine отключили возможность это делать для закрытых задач.
— Специалисты допускают ошибки в работе, что иногда ведёт к исключению их часов из отчёта для клиента.
— Иногда мы вручную меняем ставки отдельных специалистов (например, когда они осваивают новую технологию).
— А иногда ставка специалиста может поменяться в середине месяца.
— У клиентов возникают вопросы относительно времени в отчёте. Поэтому мы сделали внутреннюю переписку по каждой строке отчёта.
— Есть два типа сверхурочных работ - добровольно и по требованию клиента. В первом случае часы в отчёте отображаются с обычной ставкой (мы эти сверхурочные оплачиваем из своего кармана), а во втором - с двойной.
— А иногда специалисты в Redmine не делают отметку о сверхурочных и нам приходится автоматически находить это время и "раскидывать" его по проектам для последующей выплаты сотрудникам.
— Если меняются договоренности по оплате, то создаётся новый проект в Redmine. У старого проекта нельзя сменить тип оплаты, т.к. это неминуемо вызывает сложности в определении того, какие часы оплачены, а какие ещё нет.
— Есть скидки за объемы, а есть скидки за предоплату. Есть НДС. Есть валютные платежи и часовые ставки в валюте.
.
Эта система позволяет нам теперь точно определять рентабельность каждого выставленного счета, каждого проекта, клиента, сотрудника и отдела, т.к. мы знаем чье время и по какой ставке было оплачено, знаем зарплаты и величину постоянных затрат.
.
Учёт времени по проектам мы ведём в Redmine. Данные по затраченному времени синхронизируются с ERP-системой пару раз в день.
.
Тип проекта (схема оплаты по нему) влияет на то, как мы считаем время и формируем отчёт для клиента:
— Если клиент оплачивает закрытые задачи, то мы перечисляем их в отчёте с последующей детализацией по сотрудникам. При этом не важно как долго делалась задача - время по ней попадет в отчёт только в момент ее закрытия.
— Если клиент оплачивает фактическое время вне зависимости от закрытия задач, то мы сразу показываем детализацию по сотрудникам.
— Если работаем по оценке (Fixed price), то в отчёте фигурирует не фактическое время, а оценочное и другие часовые ставки.
— Если клиенту заранее делалась оценка проекта с разбивкой на этапы, то мы добавляем запланированные счета и когда приходит время - не забываем их выставлять.
.
Кажется ничего сложного, но есть нюансы и их много. Вот часть из них:
— Задачу могут забыть вовремя закрыть в Redmine. Поэтому мы сделали возможность их перемещать между месяцами при формировании отчёта для клиента.
— А могут и вообще забыть закрыть. Поэтому мы подсвечиваем клиентов, для которых выполнено больше работ, чем содержится в текущем отчёте.
— Специалисты могут задним числом отметить забытое время. Поэтому мы в Redmine отключили возможность это делать для закрытых задач.
— Специалисты допускают ошибки в работе, что иногда ведёт к исключению их часов из отчёта для клиента.
— Иногда мы вручную меняем ставки отдельных специалистов (например, когда они осваивают новую технологию).
— А иногда ставка специалиста может поменяться в середине месяца.
— У клиентов возникают вопросы относительно времени в отчёте. Поэтому мы сделали внутреннюю переписку по каждой строке отчёта.
— Есть два типа сверхурочных работ - добровольно и по требованию клиента. В первом случае часы в отчёте отображаются с обычной ставкой (мы эти сверхурочные оплачиваем из своего кармана), а во втором - с двойной.
— А иногда специалисты в Redmine не делают отметку о сверхурочных и нам приходится автоматически находить это время и "раскидывать" его по проектам для последующей выплаты сотрудникам.
— Если меняются договоренности по оплате, то создаётся новый проект в Redmine. У старого проекта нельзя сменить тип оплаты, т.к. это неминуемо вызывает сложности в определении того, какие часы оплачены, а какие ещё нет.
— Есть скидки за объемы, а есть скидки за предоплату. Есть НДС. Есть валютные платежи и часовые ставки в валюте.
.
Эта система позволяет нам теперь точно определять рентабельность каждого выставленного счета, каждого проекта, клиента, сотрудника и отдела, т.к. мы знаем чье время и по какой ставке было оплачено, знаем зарплаты и величину постоянных затрат.
Continuation of the automation of invoice reconciliation with clients.
...
We keep track of time for projects in Redmine. Elapsed time data is synchronized with the ERP system a couple of times a day.
...
The type of project (payment scheme for it) affects how we count the time and generate a report for the client:
- If a client pays for closed tasks, then we list them in the report with subsequent details by employee. At the same time, it does not matter how long the task has been done - the time for it will be included in the report only at the moment of its closing.
- If the client pays for the actual time, regardless of the completion of tasks, then we immediately show the details of employees.
- If we are working on an estimate (Fixed price), then the report does not show the actual time, but the estimated and other hourly rates.
- If the client was given a preliminary assessment of the project with a breakdown into stages, then we add the planned invoices and when the time comes, we do not forget to issue them.
...
It seems nothing complicated, but there are nuances and a lot of them. Here are some of them:
- The task can be forgotten in time to close in Redmine. Therefore, we made it possible to move them between months when generating a report for a client.
- Or they may even forget to close it. Therefore, we highlight clients for whom more work has been done than is contained in the current report.
- Experts can retroactively mark the forgotten time. Therefore, in Redmine we have disabled the ability to do this for closed issues.
- Experts make mistakes in their work, which sometimes leads to the exclusion of their hours from the report for the client.
- Sometimes we manually change the rates of individual specialists (for example, when they master a new technology).
- And sometimes the rate of a specialist can change in the middle of the month.
- Clients have questions about the timing of the report. Therefore, we have made internal correspondence on each line of the report.
- There are two types of overtime work - voluntary and on demand. In the first case, the hours in the report are displayed with a regular rate (we pay these overtime out of our pocket), and in the second, with a double rate.
- And sometimes specialists in Redmine do not mark overtime and we have to automatically find this time and "scatter" it among projects for subsequent payment to employees.
- If the payment arrangements change, then a new project is created in Redmine. You cannot change the payment type for an old project, because this inevitably causes difficulties in determining which hours are paid and which are not yet.
- There are volume discounts, and there are prepayment discounts. There is VAT. There are foreign exchange payments and hourly rates in foreign currency.
...
This system now allows us to accurately determine the profitability of each invoice, each project, client, employee and department. we know whose time and at what rate it was paid, we know salaries and the amount of fixed costs.
...
We keep track of time for projects in Redmine. Elapsed time data is synchronized with the ERP system a couple of times a day.
...
The type of project (payment scheme for it) affects how we count the time and generate a report for the client:
- If a client pays for closed tasks, then we list them in the report with subsequent details by employee. At the same time, it does not matter how long the task has been done - the time for it will be included in the report only at the moment of its closing.
- If the client pays for the actual time, regardless of the completion of tasks, then we immediately show the details of employees.
- If we are working on an estimate (Fixed price), then the report does not show the actual time, but the estimated and other hourly rates.
- If the client was given a preliminary assessment of the project with a breakdown into stages, then we add the planned invoices and when the time comes, we do not forget to issue them.
...
It seems nothing complicated, but there are nuances and a lot of them. Here are some of them:
- The task can be forgotten in time to close in Redmine. Therefore, we made it possible to move them between months when generating a report for a client.
- Or they may even forget to close it. Therefore, we highlight clients for whom more work has been done than is contained in the current report.
- Experts can retroactively mark the forgotten time. Therefore, in Redmine we have disabled the ability to do this for closed issues.
- Experts make mistakes in their work, which sometimes leads to the exclusion of their hours from the report for the client.
- Sometimes we manually change the rates of individual specialists (for example, when they master a new technology).
- And sometimes the rate of a specialist can change in the middle of the month.
- Clients have questions about the timing of the report. Therefore, we have made internal correspondence on each line of the report.
- There are two types of overtime work - voluntary and on demand. In the first case, the hours in the report are displayed with a regular rate (we pay these overtime out of our pocket), and in the second, with a double rate.
- And sometimes specialists in Redmine do not mark overtime and we have to automatically find this time and "scatter" it among projects for subsequent payment to employees.
- If the payment arrangements change, then a new project is created in Redmine. You cannot change the payment type for an old project, because this inevitably causes difficulties in determining which hours are paid and which are not yet.
- There are volume discounts, and there are prepayment discounts. There is VAT. There are foreign exchange payments and hourly rates in foreign currency.
...
This system now allows us to accurately determine the profitability of each invoice, each project, client, employee and department. we know whose time and at what rate it was paid, we know salaries and the amount of fixed costs.
У записи 3 лайков,
0 репостов,
235 просмотров.
0 репостов,
235 просмотров.
Эту запись оставил(а) на своей стене Ivan Bormotov
